Schritte zur Zeit- und Kostenersparnis bei der Flottenverwaltung
Die Rationalisierung von Verwaltungsaufgaben und die Gewährleistung einer sicheren Umgebung für Transaktionen sind für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, insbesondere in der Flottenbranche. Unser umfassender Leitfaden befasst sich mit den Warnzeichen für Betrug, Präventivmaßnahmen und der Frage, wie die richtige Wahl der Tankkarte Ihr Unternehmen vor betrügerischen Aktivitäten schützen kann. Durch die Umsetzung unserer praktischen Tipps und Erkenntnisse können Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und ein betrugssicheres System für Ihre Tankkartenabwicklung schaffen.
Warnzeichen für Betrug, die Flottenmanager kennen sollten
Jeder Arbeitgeber sollte seinen Mitarbeitern vertrauen können – vom Backoffice bis zu den Mitarbeitern an vorderster Front –, aber das ist nicht immer der Fall. Für Flottenmanager ist es wichtig, die Tankkartenkäufe im Blick zu behalten, um sicherzustellen, dass alle ihre Kraftstoffausgaben korrekt melden. Aber woher wissen Sie, ob Sie Ihr Budget vor betrügerischen Tankkartenkäufen schützen müssen?
Achten Sie zunächst auf folgende Warnzeichen:
HÄUFIGES TANKEN
Wenn Ihre Fahrer ständig tanken, ohne dass die Kilometerleistung dies rechtfertigt, könnte ein Problem vorliegen. Die Fahrer könnten die Karte zum Tanken ihrer Privatfahrzeuge verwenden oder die Flottenfahrzeuge für private Zwecke nutzen.
KRAFTSTOFFKOSTEN AUSSERHALB DER NORMALEN ROUTE
Wenn Sie einen Tankkartenkauf außerhalb des üblichen Gebiets des Fahrers feststellen, finden Sie heraus, warum. Es könnte eine plausible Erklärung dafür geben, oder es könnte ein Anzeichen dafür sein, dass die Käufe nicht arbeitsbedingt sind.
„VERLORENE“ BELEGE
Dies ist ein klassisches Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Fahrer müssen immer Belege aufbewahren, um ihre Ausgaben während der Fahrt nachweisen zu können. Wenn die Belege irgendwie „verloren gegangen“ sind oder „fehlen“, ist es an der Zeit, herauszufinden, warum.
TANKEN MIT PREMIUM
Achten Sie auf die Art des Kraftstoffs, die auf den Belegen angegeben ist. Wenn einige Belege zeigen, dass das Fahrzeug mit Premium-Kraftstoff betankt wurde, obwohl es normalerweise Normalbenzin verwendet, könnte dies Anlass geben, den Kauf zu hinterfragen.
Einfache Schritte zur bestmöglichen Verhinderung betrügerischer Käufe
Sie können nicht einfach darauf vertrauen, dass jeder Mitarbeiter „das Richtige tut”. Flottenmanager müssen ihre Hausaufgaben machen und jeden Kauf im Auge behalten, um nicht nur Betrug zu verhindern, sondern auch die Kraftstoffausgaben viel genauer zu erfassen.
Legen Sie eine klare Richtlinie für Kraftstoffausgaben fest, um den Fahrern eine klare Botschaft zu vermitteln, wie sie unterwegs ordnungsgemäß und rechtmäßig Kraftstoff kaufen können. Flottenmanager können einige einfache Anweisungen und Anforderungen hinzufügen, die genau festlegen, was von jedem Fahrer erwartet wird.
• Da Sie die Länge jeder Route bereits kennen, können Sie mit einigen einfachen Berechnungen die Kraftstoffmenge schätzen, die jedes Fahrzeug benötigt, um seine Routen während der Woche zu fahren. Teilen Sie diese Erwartung jedem Fahrer individuell mit, damit er weiß, wie viel Kraftstoff pro Woche gekauft werden sollte. Denken Sie daran, dass es Ausnahmen gibt, die sich auf den Kraftstoffverbrauch auswirken, wie z. B. Verkehrs- und Wetterbedingungen oder die Verlängerung einer Route im Falle einer Umleitung.
• Sie können auch die Art der getätigten Einkäufe einschränken. Während einigen Fahrern eine bestimmte Verpflegungspauschale für unterwegs zugeteilt wird, müssen diese Einkäufe in die Kategorie „Lebensmitteleinkäufe” fallen. Beispielsweise sollten Fahrer mit ihrer täglichen Verpflegungspauschale keine Zigaretten kaufen.
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen Sie ein betrugssicheres System für Ihre Tankkartenabwicklung.
Der intelligente Weg, Ihr Unternehmen automatisch vor Tankkartenbetrug zu schützen
Manchmal reichen Papierbelege nicht aus, um Tankkartenbetrug nachzuverfolgen. Durch die Automatisierung Ihrer Tankkartenverwaltung können Sie den Prozess vereinfachen, aber zuerst müssen Sie den richtigen Anbieter finden, mit dem Sie zusammenarbeiten können, um Betrug zu verhindern.
Einige Tankkartenanbieter bieten Flottenmanagern ein vereinfachtes Berichts-/Verwaltungssystem, mit dem sie alle Tankkartenkäufe der gesamten Flotte einfach nachverfolgen können. Über eine Desktop-App oder ein Online-Portal können Flottenmanager schnell und einfach in Echtzeit sehen, welche Käufe getätigt werden, von wem, wo und wann sie getätigt wurden.
Berichte können auch heruntergeladen werden, um festzustellen, wer mehr für Kraftstoff ausgibt als nötig, und Ihnen zu bestätigen, dass etwas unternommen werden muss. Betrug ist nicht immer vorsätzlich, seien Sie also vorsichtig, wenn Sie einen Fahrer ansprechen, und beschuldigen Sie ihn nicht direkt des Diebstahls. Erläutern Sie Ihre Bedenken und beobachten Sie, wie er auf das Thema reagiert.
Verschwenden Sie weniger Zeit mit der Flottenverwaltung dank einer sicheren Zahlungsmethode
Einige Zahlungsmethoden bieten nicht die Sicherheit oder Effizienz, die die richtige Flottenkarte bieten kann.
• Kredit- und Debitkarten verwenden generische Zahlungsnetzwerke, die Daten für Dutzende verschiedener Marken verarbeiten. Sie bieten kaum Kontrolle über Käufe, bevor diese getätigt werden, und Sie erhalten nur begrenzte Informationen über Käufe, nachdem diese getätigt wurden. Sie benötigen weiterhin Papierbelege von den Fahrern, um die Kosten genau nachverfolgen zu können.
• Tankstellenkonten bei Ihrer lokalen Tankstelle werden für Kraftstoff- und Tankstellenkäufe verwendet. Da sie nur an dieser einen Tankstelle verwendet werden können, beschränken Tankstellenkonten die Fahrer auf bestimmte Routen und Kraftstoffpreise. Obwohl ein Tankstellenkonto aufgrund seiner begrenzten Verwendung die Sicherheit zu erhöhen scheint, liegen die Kaufkontrollen bei den Tankstellenmitarbeitern und werden nicht automatisch festgelegt, was Ihr Betrugsrisiko erhöht.
• Die Erstattung ist wegen ihrer Einfachheit beliebt: Die Fahrer bezahlen den Kraftstoff und erhalten eine Erstattung, wenn sie die Papierbelege einreichen. Dies bedeutet jedoch, dass Sie die Möglichkeit verlieren, wichtige Daten über Ihre Fahrzeuge zu sammeln, einschließlich Kilometerstände und gekaufte Artikel. Diese Methode ist außerdem stark auf Papierbelege angewiesen und erfordert zusätzlichen Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben.
Wichtige Merkmale einer Flottenkarte
Betrug ist weit verbreitet. Ob Ihre Online-Identität gestohlen oder Ihr Bankkonto gehackt wird – Betrug kostet Unternehmen Millionen. Um sicherzustellen, dass Ihre Tankkarten ordnungsgemäß verwendet werden, sollten Sie einen Flottenkartenanbieter wählen, bei dem Sie Folgendes festlegen und kontrollieren können:
• Wo Flottenkarten verwendet werden können
• Einkaufslimits
• Zulässige Kaufarten
• Verfahren zur Meldung von Betrug oder verlorenen/gestohlenen Karten
• Konsequenzen bei Verstößen gegen die Richtlinien
Flottenmanager können die Einkäufe mit Flottenkarten auch über ein Online-Verwaltungsportal überwachen, das von vielen Kartenanbietern angeboten wird. Anhand der gesammelten Daten kann festgestellt werden, ob ein Fahrer durch unsachgemäße Verwendung seiner Flottenkarte Betrug begeht.
Wir möchten Ihr Unternehmen schützen. Aus diesem Grund erfordern Circle K-Flottenkarten eine zweistufige Autorisierung. Um einen Kauf zu tätigen, müssen Fahrer ihre Fahrer-ID und den aktuellen Kilometerstand eingeben. Bei Verlust oder Diebstahl einer Karte kann diese ohne Eingabe einer ID nicht verwendet werden. Und wenn ein Fahrer nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist, können Sie seine ID-Nummer deaktivieren, sodass er sofort keinen Zugriff mehr auf alle Flottenkarten hat.
