So vereinfachen Sie die Betankung Ihres Unternehmens

Die Wahl der richtigen Methode zum Kauf von Kraftstoff ist entscheidend für einen effizienten Geschäftsbetrieb. Von der Vereinfachung administrativer Aufgaben über die Betrugsbekämpfung bis hin zur Kostensenkung bieten Flottenkarten maßgeschneiderte Lösungen. Die Fülle an Optionen kann jedoch überwältigend sein. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, sich im Dschungel der Angebote zurechtzufinden, indem er die Vorteile hervorhebt, die Unterschiede zwischen Flottenkarten und Kreditkarten aufzeigt und erklärt, wie eine Flottenkarte Ihr Unternehmen schützen und gleichzeitig Einsparungen erzielen kann.

Die Vorteile von Flottenkarten

Flottenkarten sind nicht einfach nur Tankkarten. Es handelt sich um Kreditkarten, die speziell für Unternehmen entwickelt wurden, die regelmäßig Fahrer und Fahrzeuge einsetzen. Sie vereinfachen die Abläufe, indem sie Ihnen helfen, Papierbelege zu vermeiden, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, unbefugte Ausgaben zu verhindern und die Kosten pro Kilometer und Liter für Ihre Fahrzeuge zu erfassen. Kurz gesagt: Unabhängig davon, ob Sie ein Fahrzeug oder tausend Fahrzeuge haben, können Flottenkarten Ihnen und Ihrem Unternehmen jeden Tag Zeit und Geld sparen.

Flottenkarten vs. Kreditkarten
 

Die meisten Kreditkarten geben Auskunft darüber, wo Einkäufe getätigt wurden, lassen jedoch wichtige Informationen wie den Kaufgegenstand, den Käufer und das Fahrzeug, für das der Kauf getätigt wurde, außer Acht. Eine normale Kreditkartenabrechnung gibt lediglich Auskunft darüber, dass ein Kauf an einer Tankstelle getätigt wurde, ohne dass Sie erfahren, ob Ihr Mitarbeiter nur Kraftstoff gekauft hat oder auch Scheibenwischerflüssigkeit, Lebensmittel, Kaffee, Zigaretten und mehr. Das bedeutet, dass Sie selten über die Daten verfügen, die Sie für den Erfolg Ihres Unternehmens benötigen, und sich letztendlich auf Papierbelege verlassen müssen, um mehr zu erfahren. Das Ergebnis? Mehr Zeitaufwand für die Verwaltung – und ein erhöhtes Risiko für menschliche Fehler und sogar Betrug.

Mit Flottenkarten können Sie und Ihr Unternehmen jeden Tag Zeit und Geld sparen.

Die versteckten Kosten für die Verwaltung Ihrer Fahrer und Fahrzeuge
 

Wie viel Zeit verbringt Ihr Unternehmen mit der Verwaltung von Tankbelegen? Laut einer aktuellen Studie verbringen Fahrer durchschnittlich 10 bis 14 Minuten pro Woche mit der Bearbeitung von Belegen, während die Kreditorenbuchhaltung 10 bis 35 Minuten damit verbringt, Tankbelege und Kilometerkosten in die Buchhaltungssoftware einzugeben. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 5 bis 18 Minuten pro Woche damit, fehlende oder doppelte Tankbelege aufzuspüren.

Rechnen wir also einmal nach. Die durchschnittlichen Lohnkosten für Fahrer pro Stunde und die durchschnittlichen Verwaltungslohnkosten können die Kosten pro Beleg schnell in die Höhe treiben. Unternehmen mit kleineren Flotten (weniger als 25 Fahrzeuge) verbringen in der Regel noch mehr Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Bei einem Branchendurchschnitt von vier bis fünf Tankfüllungen pro Fahrzeug und Woche können sich diese versteckten Kosten schnell summieren. 

Wie die richtige Flottenkarte Unternehmen vor Betrug schützt

Betrug ist weit verbreitet. Ob Ihre Online-Identität gestohlen oder Ihr Bankkonto gehackt wird – Betrug kostet Unternehmen Millionen. Um sicherzustellen, dass Ihre Tankkarten ordnungsgemäß verwendet werden, sollten Sie einen Flottenkartenanbieter wählen, bei dem Sie Folgendes festlegen und kontrollieren können:

• Wo Flottenkarten verwendet werden können

• Einkaufslimits

• Zulässige Kaufarten

• Verfahren zur Meldung von Betrug oder verlorenen/gestohlenen Karten

• Kartensicherheit mit der Anforderung, den Kilometerstand und die PIN des Fahrers anzugeben, sowie einer 2-Wege-Autorisierung

• Konsequenzen bei Verstößen gegen die Richtlinien

Flottenmanager können die Tankkartenkäufe auch über ein Online-Verwaltungsportal überwachen, das von vielen Kartenanbietern angeboten wird. Anhand der gesammelten Daten kann festgestellt werden, ob ein Fahrer durch unsachgemäßen Gebrauch seiner Tankkarte Betrug begeht. 

Wir möchten Ihr Unternehmen schützen. Aus diesem Grund erfordern Circle K-Flottenkarten eine zweistufige Autorisierung. Um einen Kauf zu tätigen, müssen Fahrer ihre Fahrer-ID und den aktuellen Kilometerstand eingeben. Bei Verlust oder Diebstahl einer Karte kann diese ohne Eingabe einer ID nicht verwendet werden. Und wenn ein Fahrer nicht mehr als Mitarbeiter beschäftigt ist, können Sie seine ID-Nummer deaktivieren, sodass er sofort keinen Zugriff mehr auf alle Flottenkarten hat.

Circle K Pro-Kunden sparen jedes Jahr bis zu 15 %* ihrer Kraftstoffmanagementkosten, indem sie auf Papierbelege verzichten, den Verwaltungsaufwand reduzieren, unbefugte Ausgaben verhindern und Kosten effektiver nachverfolgen – ganz zu schweigen davon, dass sie alles, was sie brauchen, an einem Ort in unserem breiten Netzwerk erhalten. Wenn Sie sich für eine Circle K Fleet Card anmelden, sparen Sie außerdem bei jedem Tankvorgang an jeder Circle K-Tankstelle. Sehen Sie zu, wie sich Ihre sofortigen Einsparungen summieren.

Möglichkeiten, Zeit bei der Verwaltung von Flottenkarten zu sparen

Ein großer Vorteil von Flottenkarten besteht darin, dass sie detaillierte Kaufinformationen elektronisch erfassen:

1. Sie können sehen, wer was für welches Fahrzeug gekauft hat, sodass Sie keine Papierbelege mehr von den Fahrern benötigen.

2. Sie können diese Daten direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren.

3. Sie können auch schnell Berichte erstellen, die die Kraftstoff- und Wartungskosten nach Fahrzeug oder Fahrer oder nach benutzerdefinierten Zeiträumen wie täglich, monatlich oder vierteljährlich anzeigen, sodass Sie Ihr Kraftstoffbudget effizient verwalten können. 

Um die Dinge noch einfacher zu machen, erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ungewöhnliche Transaktionen abgewickelt werden, sowie monatliche Ausnahmeberichte, in denen Käufe aufgeführt sind, die außerhalb der vordefinierten „normalen” Aktivitäten liegen. Mit diesen Berichten behalten Sie den Überblick über die Kraftstoffkosten und müssen nicht mehr Unmengen von Daten durchforsten, um ungewöhnliche Ausgaben zu finden. Dies ist eine weitere Möglichkeit, wie Sie mit Flottenkarten Zeit für Verwaltungsaufgaben sparen und sich auf die Zahlen konzentrieren können, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind.

Sparen Sie bis zu 15 % Ihrer jährlichen Kraftstoffmanagementkosten

Durch den Verzicht auf Papierbelege, die Reduzierung des Verwaltungsaufwands, die Verhinderung nicht autorisierter Ausgaben und eine effektivere Kostenverfolgung sparen Circle K Pro-Kunden bis zu 15 %* ihrer jährlichen Kraftstoffmanagementkosten. Wenn Sie sich für eine Circle K Fleet Card anmelden, sparen Sie außerdem bei jedem Tankvorgang an jeder Circle K-Tankstelle. Beobachten, wie sich Ihre sofortigen Einsparungen summieren.

* Die tatsächlichen Einsparungen können variieren.